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关于转发《江苏省机关团体企业事业 单位档案工作规范》的通知
发布日期:2016-03-23  浏览量:771

各辖市、区档案局,市各部委办局,各人民团体,各直属单位、企事业单位:

现将省档案局制定下发的《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》转发给你们。请结合本地区、本单位档案工作实际,认真贯彻执行。

 

镇 江 市 档 案 局

     2009330


江苏省机关团体企业事业单位

档案工作规范

 

1  组织管理

1.1 管理职责

1.1.1 组织学习、宣传档案法律法规,增强全员档案意识。

1.1.2  档案工作纳入单位年度工作计划。

1.1.3  档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。

1.1.4  重视档案工作,保障档案工作所需经费。

1.2  机构人员

1.2.1  立综合性档案工作机构,各种门类、载体档案集中统一管理。

1.2.2  建立健全档案管理网络。

1.2.3  适应档案工作需要,配备档案工作人员。

1.3  管理制度

1.3.1  制订并落实档案工作制度。

1.3.2  有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

1.4  业务联系

1.4.1  积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。

1.4.2  对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

2  基础业务

2.1  归档

2.1.1  制定文件材料归档范围和保管期限表。

2.1.2  应归档文件材料齐全完整。

2.1.3  文件材料归档及时。

2.1.4  文件材料形成质量符合归档要求。

2.1.5  收集与档案有关的资料。

2.2  整理

2.2.1  制定档案分类方案。

2.2.2  档案、资料整理上架。

2.2.3  档案整理符合国家有关规范要求。

2.2.4  档案排列有序。

2.3  保管

2.3.1  档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。

2.3.2  档案库房选址得当,有必要的防护措施。

2.3.3  配备符合要求的档案装具。

2.3.4  全宗卷符合规范要求。

2.3.5  存放索引或存放示意图清晰、准确。

2.3.6  坚持测记库房温湿度,定期检查档案。

2.3.7  对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

2.4  鉴定统计

2.4.1  按规定开展档案鉴定工作。

2.4.2  开展档案收进、移出登记,建立档案统计台帐。

2.4.3  按同级档案行政管理部门的要求报送档案统计报表。

2.5  移交

2.5.1  及时向档案馆移交各门类、载体的档案。

2.5.2  及时向档案馆提供主动公开信息。

3  信息化建设 

3.1  信息化建设规划

3.1.1  档案信息化与单位信息化同步规划实施。

3.2  信息化设备

3.2.1  配备必要的档案信息化设备。

3.3  管理系统 

3.3.1  开展档案管理系统建设。

3.3.2  充分应用档案管理系统。

3.4  数据库

3.4.1  开展档案数据库建设。

3.4.2  开展档案数据库应用。

3.5  电子文件归档与管理

3.5.1  电子文件归档与管理符合规范要求。

3.6  信息安全

3.6.1  确保档案系统和信息数据安全。

4  开发利用

4.1  检索

4.1.1  编制全宗指南。

4.1.2  编制档案目录。

4.2  利用服务

4.2.1  档案人员熟悉库藏。

4.2.2  建立档案借阅登记和利用效果登记簿。

4.2.3  档案利用服务成效显著。

4.2.4  编有档案利用效果典型事例汇编。

4.3  编研

4.3.1  开展档案编研工作。

4.4  陈列展览

4.4.1  建立陈列室,举办档案陈列展览。

5  附则

5.1  本规范适用于本省辖区内除国家综合档案馆之外的各级各类机关、团体、企业事业单位。

5.2  本规范是各单位开展档案管理工作的标准,也是档案行政管理部门检查考核档案工作的依据。

5.3  本规范的实施内容见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》(附件一)。

5.4  本规范的测评方法见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评规程》(附件二)。

附件:1.《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则

2.《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评规程

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

 

《江苏省机关团体企业事业单位

档案工作规范》测评规程

 

    1.为推动本规范的贯彻实施,提高全省机关、团体、企业事业单位档案工作水平,档案行政管理部门组织对《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》实施情况进行测评。

    2.测评分为五星级、四星级、三星级、二星级、一星级共五个等级,五星级为最高等级。

    3.测评依据《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》进行,满分120分,其中标“*”的条款(共20分)仅适用于五星级和四星级的测评。测评得分115分及以上(其中标“*”条款不少于18分)为五星级档案工作单位;测评得分100115分(不含,其中标“*”条款不少于10分)为四星级档案工作单位;测评得分90100分为三星级档案工作单位;测评得分8090分(不含)为二星级档案工作单位;测评得分7080分(不含)为一星级档案工作单位。

    4.申报五星级档案工作单位应有10年以上的档案室藏或档案数量5000卷以上。

    5.单位对照《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》进行自检,认为已达到某个等级可自愿申报测评。取得相应等级后须经过一年以上巩固和提高,才能申报更高等级的测评。

    6.省级和中央驻苏单位向省档案局申报测评。市级单位申报五星级测评的,由所在市档案局审核后向省档案局申报;申报四星级、三星级、二星级、一星级测评的,向市档案局申报。县级单位申报五星级测评的,经所在县(市、区)档案局同意,由所在市档案局审核后向省档案局申报;申报四星级测评的,由所在县(市、区)档案局审核后向所在市档案局申报;申报三星级、二星级、一星级测评的,向所在县(市、区)档案局申报。

    申报单位应向组织测评单位提交书面申请,并附档案工作测评申报表(表1)一式3份,自检情况报告(包括单位概况,档案工作概况,档案工作组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用等情况,存在问题及努力方向)、测评打分表(表2)各1份。

    向省档案局申报测评,应同时登陆江苏档案信息网(http://www.dajs.gov.cn)进行网上申报。市、县级单位由所在市档案局统一上网申报,省级和中央驻苏单位自行上网申报。

    7.档案行政管理部门在收到申请后,依据本规范,对申报材料进行初审,决定是否受理申报。

    8.省档案局负责组织测评组对受理的省级单位、中央驻苏单位和申报五星级的市、县级单位档案工作进行测评,并委托市、县(市、区)档案局组织测评组对各自受理范围内的单位档案工作进行测评。上级主管部门参加本系统档案工作测评。必要时可邀请有关专家参与测评工作。

    市辖区档案局无法独立组织测评工作的,由所在市档案局组织测评。

    9.五星级测评组由57名档案专业人员组成,其他等级测评组由35名档案专业人员组成。

    10.档案工作现场测评程序包括听取汇报、审查申报材料及相关证明材料、实地检查、反馈测评结论等。

    11.省档案局负责省级、中央驻苏单位所有等级和市、县级单位五星级的核准工作并公布结果,委托市档案局负责本辖区内市、县级单位四星级、三星级、二星级和一星级的核准工作并公布结果。市档案局应于每年年底前将核准结果汇总报省档案局备案。

    县(市、区)档案局应将其组织测评的单位的书面申请、自检情况报告、测评程序、意见、测评组成员签名表、打分表各1份,测评申报表一式3份,汇总报所在市档案局核准。

    12.省档案局对通过档案工作测评的单位颁发等级证书,对三星级及以上等级的单位有关人员颁发荣誉证书。

    13.等级证书和荣誉证书是衡量单位档案工作管理水平、评选先进、评聘专业技术职务的重要依据。获得等级证书的单位应当对本单位档案工作中做出突出成绩的部门和人员给予奖励。

    14.测评等级有效期为5年。在有效期内未晋升更高等级的单位应当在有效期满前3个月提出复查申请,经复查合格后办理换证手续。对到期未按规定提出复查申请或复查不合格的单位,原测评等级自动失效。

    复查工作程序同测评工作程序。


1 《江苏省机关团体企业事业单位

档案工作规范》测评申报表

单位名称

 

成立时间

 

通讯地址

 

邮政编码

 

申报等级

 

原有等级

 

获得时间

 

单位负责人姓     

 

档案工作分管领导姓名

 

职务

 

档案工作

机    构

名称

 

成立时间

 

联系电话

 

负责人姓名

 

归档部门

 

档案工作

人    员

档案部门工作人员数量

 

兼职档案

人员数量

 

档案用房

库房面积(

 

办公用房面积(

 

阅档用房

面积(

 

陈列室面积(

 

 

 

 

录音

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案

设施

设备

 

申报

单位

自检

意见

 

 

 

 

 

 

(单位签章)

                                  年    月    日

 

 

(单位签章)

                                  年    月    日

 

 

 

                                  年    月    日

 

 

 

                      测评组组长签名:

                                  年    月    日

 

 

 

(单位签章)

                                  年    月    日

 

2 《江苏省机关团体企业事业单位

档案工作规范》测评打分表

编号

标准分

自检

扣分

扣 分 原 因

测评

扣分

扣 分 原 因

1.1.1

1

 

 

 

 

1.1.2

1

 

 

 

 

1.1.3

1

 

 

 

 

1.1.4

1

 

 

 

 

1.2.1

2

 

 

 

 

1.2.2

1.5

 

 

 

 

1.2.3

4.5

 

 

 

 

1.3.1

2

 

 

 

 

1.3.2

2

 

 

 

 

1.4.1

1

 

 

 

 

1.4.2

1

 

 

 

 

2.1.1

2

 

 

 

 

2.1.2

8

 

 

 

 

2.1.3

1

 

 

 

 

2.1.4

2

 

 

 

 

2.1.5

1

 

 

 

 

2.2.1

1.5

 

 

 

 

2.2.2

1

 

 

 

 

2.2.3

8

 

 

 

 

2.2.4

1

 

 

 

 

2.3.1

2

 

 

 

 

2.3.2

4

 

 

 

 

2.3.3

3.5

 

 

 

 

2.3.4

1.5

 

 

 

 

编号

标准分

自检

扣分

扣 分 原 因

测评

扣分

扣 分 原 因

2.3.5

1

 

 

 

 

2.3.6

3

 

 

 

 

2.3.7

2

 

 

 

 

2.4.1

2

 

 

 

 

2.4.2

1.5

 

 

 

 

2.4.3

1

 

 

 

 

2.5.1

4

 

 

 

 

2.5.2

2

 

 

 

 

3.1.1

2

 

 

 

 

3.2.1

3.5

 

 

 

 

3.3.1

3.5

 

 

 

 

3.3.2

1.5

 

 

 

 

3.4.1

5

 

 

 

 

3.4.2

1

 

 

 

 

3.5.1

4.5

 

 

 

 

3.6.1

2

 

 

 

 

4.1.1

2

 

 

 

 

4.1.2

2.5

 

 

 

 

4.2.1

2.5

 

 

 

 

4.2.2

2

 

 

 

 

4.2.3

2

 

 

 

 

4.2.4

2

 

 

 

 

4.3.1

10

 

 

 

 

4.4.1

3

 

 

 

 

自  检

总得分

 

标“*”条款得分

 

测  评

总得分

 

标“*”条款得分

 

 

 

主题词:档案工作 规范 通知

镇江市档案局              200941日印发

                                    (共印250份)

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